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WhatsApp im Unternehmen – datenschutzkonform?

Beinahe die Hälfte der Deutschen nutzt täglich WhatsApp auf dem Smartphone. Auch mehr und mehr Unternehmen wickeln ihre Kommunikation über den beliebten Messenger-Dienst ab.

Ob diese bequeme und kostenlose Lösung aber auch eine datenschutzrechtlich sinnvolle Lösung ist, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Kann WhatsApp für die interne Kommunikation im Unternehmen datenschutzkonform genutzt werden?

Selbstverständlich ist dies datenschutzrechtlich möglich, wenn man die Grundlagen hierfür geschaffen hat. Einfach nur downloaden und loslegen führt bei keiner Softwarelösung in einem Unternehmen zu sachgerechten Ergebnissen.

Beim Einsatz von WhatsApp im Unternehmen verarbeiten Sie die Namen und Mobilnummern Ihrer Gesprächspartner. Sicherlich nutzen Sie auch personenbezogene Daten in den Texten Ihrer Nachrichten. Und schließlich verbinden Sie Ihr persönliches Adressbuch Ihres Smartphone mit WhatsApp, was automatisch zu einem Datenabgleich zwischen Ihren Kontakten und den weltweit bei WhatsApp registrierten Personen führt. Die Server, auf denen dieser Datenabgleich erfolgt, stehen in den USA. Beantworten Sie also die Frage „Darf WhatsApp auf die Kontakte Ihres Telefons zugreifen?“ mit JA, verantworten Sie eine Datenübermittlung personenbezogener Daten in die USA.

Setzen Sie WhatsApp ein – aber halt richtig!

Markus Säugling

Was Sie also jetzt bauchen, ist die richtige Art von Erlaubnis. Und diese Art ist stark unternehmensgeprägt und hängt ab vom konkreten Einsatzbereich bei Ihnen. Sind Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen, holen Sie sich die richtig formulierte und freiwillig erteilte Einwilligung Ihrer Kollegen. Sind Sie größer, kann eine Betriebsvereinbarung die bessere Erlaubnisgrundlage darstellen. Vielleicht ist der Einsatz von WhatsApp bei Ihnen aber zur Vertragserfüllung erforderlich. Dann brauchen Sie sich über Einwilligungen oder Betriebsvereinbarungen gar keine Gedanken machen.

Verbleibt dann nur noch das Problem, wie wir die Übermittlung Ihrer Kontakte auf die WhatsApp Server in die USA rechtlich zulässig ausgestalten. Aber auch das ist – abhängig von den konkreten Umständen in Ihrem Unternehmen – umsetzbar. Vielleicht starten Sie mit einem leeren Kontaktverzeichnis und klaren Vorgaben, wann die personenbezogenen Daten eines Kontaktes als Kontakt in Ihrem Smartphone gespeichert werden dürfen. Oder wir kommunizieren an und mit Abteilungs-Smartphones. Vielleicht reagieren Sie am Ende nur auf Erstkontaktaufnahmen eines anderen, so dass wir sicher davon ausgehen können, dass diese Person die Spielregeln von WhatsApp längst akzeptiert hat. Wie Sie sehen, sind die Lösungsansätze mannigfaltig vorhanden. Sie brauchen nur den richtigen Ansatz für die vorliegenden Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen. Lassen Sie sich nicht abschrecken. Setzen Sie WhatsApp ein – aber halt richtig!

Datenschutzkonformer Kundenservice per WhatsApp – geht das?

Im Vergleich zum internen Einsatz von WhatsApp ist das nun wirklich eine der leichteren Übungen in der praxisgerechten Umsetzung datenschutzkonformer Unternehmenslösungen.

Unternehmen können WhatsApp im Kundenservice einsetzen, wenn sie ein paar Dinge beachten

Das hängt zum einen damit zusammen, dass es schon erste Aussagen von datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden gibt, die diese Tür nun weit geöffnet haben.

Nach Einschätzung des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht (BayLDA) ist der Einsatz von WhatsApp im Kundenkontakt unter der Bedingung zulässig, dass der Kunde vor Kommunikationsbeginn auf etwaige Datenschutzrisiken aufmerksam gemacht wurde. Weiterhin müssen Unternehmen ihren Kunden zusätzlich zu WhatsApp einen gleichwertigen, (sicheren) Kommunikationskanal anbieten: Der Kunde soll also frei wählen können, ob er anruft, die Post bemüht oder sein Anliegen per WhatsApp an Sie heranträgt.

Die richtigen Hinweistexte, an den richtigen Stellen platziert, die nun nur noch erforderliche sachgerechte Ausgestaltung der Smartphone-Hardware und ein leicht verständlicher, für Ihre Kundenservice-Mitarbeiter verpflichtender Handlungs- und Gesprächsleitfaden und Sie bieten einen WhatsApp-basierenden Kundenservice an.

Ist denn wenigstens WhatsApp Business datenschutzkonform?

WhatsApp Business bringt neben der klassischen, uns allen bekannten WhatsApp Applikation datenschutzrechtlich nichts derart Neues, dass es sich lohnt hierüber ernsthaft nachzudenken. Beide Produkte haben die identischen datenschutzrechtlichen Grundprobleme, denen man in der Praxis mit den gleichen Lösungsideen begegnet.

„Business“ steht bei den meisten dieser Produkte nicht für eine andere Art der Datenverarbeitung und damit für datenschutzrechtliches Geschenk an Zulässigkeit, sondern in der Regel nur für die Erlaubnis, dass dieses Produkt rechtlich zulässig in einem Unternehmen eingesetzt werden darf. Es geht also um Lizenzen und nicht um Datenschutz.

Also folgenden Sie bitte immer der Datenverarbeitung und den einhergehenden Datenflüssen und bauen Sie sich die Rahmenbedingungen für eine datenschutzrechtliche Zulässigkeit selbst.

WhatsApp auf dem Diensthandy – verstoße ich gegen die DSGVO?

Wenn Sie WhatsApp installieren und einfach loselegen, sicherlich Ja!

In der Konstellation 1 nutzen Sie Ihr Diensthandy auch privat. Spätestens mit dem Verbinden Ihres persönlichen Adressbuches Ihres Smartphones mit WhatsApp übermitteln Sie ganz persönliche Lebensgeschichte und alle personenbezogenen Daten der hieran beteiligten Abschnittsbegleiter in die USA. Diese vorab um Erlaubnis zu fragen, wollen Sie sicherlich nicht.

In der Konstellation 2 nutzen Sie Ihr Diensthandy nur geschäftlich und es stellt sich die Frage, wie Ihr dienstliches Adressbuch aussieht. Gibt es ein globales, firmenweites Kontaktverzeichnis, auf das Sie nur mittels Leserechte zugreifen können, liegen alle Kontakte aller Kollegen bereits zu Beginn lokal auf dem Smartphone oder legen Sie diese eigenständig, erst nachfolgend an. Die Lösungsmöglichkeiten sind vielfältig! Haben Sie WhatsApp ohne Konzept auf Ihrem Diensthandy, verstoßen Sie sicherlich gegen die DSGVO. Aber das muss nicht sein, wenn man einige wenige Vorkehrungen zum richtigen Zeitpunkt implementiert hat. Die Antwort wäre also die weit verbreitetete, die Sie von Rechtsanwälten kennen: Es kommt darauf an. Aber es muss nicht sein, wenn Sie es richtig anstellen.

Werbung per WhatsApp – wie geht das datenschutzkonform?

Auch wenn der Einsatz von WhatsApp von Aufsichtsbehörden mit „Bauchschmerzen“ gesehen wird, ist Werbung per WhatsApp möglich, wenn der Versender die Anforderungen des deutschen Wettbewerbsrechtes beachtet. Dieses besagt, dass Werbung unter Verwendung von elektronischer Post ­­– wozu sowohl  E-Mails als auch Chat-Nachrichten von Messenger-Diensten gehören – zulässig ist, wenn der Empfänger eingewilligt hat.

Eine solche Einwilligung muss nur freiwillig, konkret, informiert und unmissverständlich sein und Sie können WhatsApp zu Ihrem neuen Werbe-Kommunikationsweg machen.

WhatsApp-Newsletter: Verstoße ich gegen die DSGVO?

Auch hier gilt, dass Sie die Anforderungen des deutschen Wettbewerbsrechtes beachten müssen. Die Versendung eines WhatsApp-Newsletters an Kunden ist zulässig, wenn der Empfänger eingewilligt hat.

Viel interessanter ist demnach doch eigentlich die Frage: Wo und wie hole ich mir die Einwilligung meiner Interessenten und Kunden, um diesen Kommunikationsweg nun nutzen zu können. Wir haben viel Erfahrung in der Projektberatung von Marketing- und Vertriebsabteilungen. Sprechen sie uns gerne an und fragen uns nach bereits gelebten Ideen in der Praxis!

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